Cách Manus trở thành "James", chánh văn phòng AI đứng sau sự chuyển đổi sản lượng gấp 90 lần của Ascendea
Đội ngũ Ascendea
Sản lượng lao động tăng gấp 90 lần. Không phải qua nhiều năm, mà chỉ trong vài tháng. Ascendea đã làm được điều đó với mười người và Manus đóng vai trò như một chánh văn phòng AI, cánh tay phải của CEO trong việc biến các ưu tiên thành hành động.
James là cái tên mà Rob Arnold, CTO của Ascendea, đặt cho Agent Manus mà anh đã đưa vào trung tâm hoạt động của công ty. Có trụ sở tại Công viên Khoa học Đại học Warwick, Ascendea xây dựng các hệ thống CRM, Agent và tự động hóa hỗ trợ AI cho các doanh nghiệp nhỏ tại Anh. Rob thường xuyên kiểm tra các công cụ AI mới bằng cách giao cho chúng các dự án phụ thực tế. Trong hầu hết các trường hợp, chúng không lọt được vào quy trình sản xuất của Ascendea.
Điều khiến Manus giành được một vị trí thường trực chính là kết quả đầu ra đối với các công việc phức tạp. Các thành viên trong nhóm chưa bao giờ viết một prompt nào cũng đã nhận được kết quả có thể sử dụng được cho các tác vụ nhiều bước mà không cần các vòng chỉnh sửa thông thường. Khoảng cách giữa một ý tưởng hay và một hệ thống hoạt động được, phần trước đây phải mất hàng tuần để thực hiện thủ công, đã bắt đầu được thu hẹp. Chẳng bao lâu sau, Rob đặt cho Manus một cái tên: James.
Cách James trở thành Chánh Văn phòng
Ascendea đã đặt Manus ở đỉnh của một hệ thống ba lớp cho những công việc phức tạp nhất và giàu ngữ cảnh nhất của công ty. Những tác vụ đơn giản và lặp đi lặp lại hơn được giao cho các Agent chuyên biệt trong Slack và các Agent cục bộ.
Ascendea đã học được cách dành Manus cho những công việc phức tạp mà năng lực thực thi của nó phát huy tác dụng nhất.
Trong tháng đầu tiên, Rob đã xây dựng các ứng dụng, tạo báo cáo và thiết kế các quy trình tự động chỉ để thử nghiệm giới hạn. Mô hình mà anh liên tục nhận thấy là: nhiệm vụ càng phức tạp và đa diện, càng cần ít qua lại để có được kết quả có thể sử dụng được. Điều đó đủ để chuyển Manus ra khỏi giai đoạn dự án phụ và đưa vào sản xuất.
Rob đã đặt Manus gần trung tâm của mô hình vận hành của Ascendea. Ascendea kết hợp mỗi công cụ với độ phức tạp của công việc. "Bạn sẽ không sử dụng Manus cho những việc cơ bản. Vì vậy, chúng tôi đã tạo ra một hệ thống phân cấp trong đó Manus ngồi ở trên cùng." Kết quả là một lực lượng lao động AI được phân bổ trên ba lớp, mỗi lớp được điều chỉnh cho một loại công việc khác nhau:
•Lớp trên cùng - Manus (James): Xử lý tất cả các công việc phức tạp, nhiều ngữ cảnh - tài liệu chiến lược, kiến trúc kỹ thuật, nghiên cứu và bất cứ điều gì cần lập luận sâu hoặc thực thi nhiều bước.
•Lớp giữa - Victor, Victoria và Ava: Các Agent hội thoại sống trong không gian làm việc Slack nội bộ, đóng vai trò là giao diện hướng con người của nhóm. Victor là AI hỗ trợ; Victoria phụ trách vận hành; và Ava xử lý dịch vụ khách hàng. Bất cứ điều gì vượt ra ngoài phạm vi của họ đều được chuyển lên James.
•Lớp cục bộ - Đội AI: Sáu Agent cục bộ chạy tự động trên một máy chủ chuyên dụng để xử lý công việc lặp đi lặp lại, tần suất cao theo một lịch trình cố định.
Ascendea sử dụng ba lớp này như một hệ điều hành duy nhất. Đội ngũ sử dụng Manus để soạn thảo chiến lược, SOP và bản thiết kế kỹ thuật, trong khi các Agent cục bộ xử lý các tác vụ được lên lịch dựa trên các kế hoạch đó. Các Agent Slack cung cấp cho nhân viên một giao diện hội thoại. Khi một tác vụ vượt quá phạm vi được xác định của Agent cục bộ, Ascendea sẽ chuyển nó đến Manus để có phản hồi phức tạp hơn và duy trì việc con người xem xét trong quy trình.
Chiến thắng đầu tiên: 303 SOP trong một ngày
Ascendea đã sử dụng Manus để biến kiến thức quy trình rời rạc thành 303 SOP chỉ trong một ngày. Rob ước tính rằng việc ghi chép cùng nguồn tài liệu đó một cách thủ công sẽ cần hai người làm trong khoảng 14 tuần.
Tài liệu hóa là điểm khởi đầu hiển nhiên. Vì Ascendea vận hành một quy trình khác nhau cho mỗi dịch vụ, chất lượng công việc bắt đầu thay đổi khi cơ sở khách hàng tăng lên. Nhân viên mới cần được hướng dẫn tận tình trong nhiều tuần, và Rob vẫn là điểm tham chiếu duy nhất cho hầu hết mọi việc. Để khắc phục điều này, Ascendea đã sử dụng Manus để xây dựng một hệ thống SOP toàn diện.
Ascendea đã sử dụng Manus để biến kiến thức quy trình rời rạc thành 303 SOP chỉ trong một ngày, mà theo Rob, "có lẽ sẽ là một dự án khoảng 14 tuần với 2 người làm việc trên đó."
Kết quả mang lại nhanh chóng. Khi Ascendea tuyển ba SDR vào tháng 4 năm 2026, thư viện SOP đã giúp họ bắt đầu công việc với khách hàng chỉ trong vài ngày, theo lời Rob. Các tài liệu tương tự cũng trở thành bộ hướng dẫn cho các agent nội bộ của công ty. Điều này cho phép đội ngũ con người dành ít thời gian hơn cho việc lắp ráp công việc thường quy và dành nhiều thời gian hơn để định hướng, xem xét kết quả và đưa ra quyết định cuối cùng. Một nhân viên mới đọc SOP để học quy trình; một agent đọc nó để thực thi quy trình đó.
Ngoài 303 SOP độc lập, Ascendea đã xây dựng trung tâm giới thiệu nội bộ tại https://manus.ascendea.ai/ để triển khai công việc này đến phần còn lại của đội ngũ. Nhân viên giờ đây có một con đường đơn giản để sử dụng nó trong vai trò của mình. Ascendea đã chuyển đổi Manus từ một thử nghiệm cá nhân thành một phần cốt lõi trong hệ thống vận hành của mình.
Từ một dự án đơn lẻ đến toàn bộ hoạt động
Sau dự án SOP, Ascendea đã mở rộng việc sử dụng Manus vào các báo cáo, tự động hóa và một quy trình tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Dự án SOP đã chứng minh những gì Manus có thể làm, và Ascendea đã mở rộng phạm vi từ đó. Nó bắt đầu với Rob, sau đó lan sang cả đội ngũ. Không phải ai cũng áp dụng ngay lập tức, nhưng một khi mỗi vai trò đã có một SOP được điều chỉnh riêng chỉ ra những gì Manus có thể xử lý cho họ, hầu hết đều đã áp dụng. "Về cơ bản mọi người hiện đang sử dụng nó hàng ngày," Rob cho biết.
Đối với Rob, Manus đã trở thành một đối tác tư duy về kỹ thuật. Nó thách thức các giả định, so sánh các công cụ, tạo báo cáo và định hình lộ trình triển khai. "Nó đã thách thức một số ý tưởng của tôi," ông nói, "điều tuyệt vời là có một ai đó sẽ nói, còn cách làm theo hướng này thì sao, và còn việc sử dụng các công cụ khác này thì sao."
Ngoài bàn làm việc của Rob, các nhóm khác nhau giờ đây dựa vào Manus cho các tài liệu và báo cáo mà họ từng phải lắp ráp bằng tay. Phía tiếp xúc với khách hàng sử dụng nó để soạn các tài liệu đề xuất có cấu trúc. Phía tài khoản và triển khai sử dụng nó để tạo các báo cáo hiệu suất hàng tuần. Ở phía chiến lược, nó viết các phân tích chiến lược như phân tích đối thủ cạnh tranh và đánh giá thị trường mà trước đây phải mất nhiều ngày để một nhà phân tích tổng hợp. Manus lắp ráp các bản thảo và báo cáo ban đầu từ các nguồn dữ liệu được ủy quyền của Ascendea, trong khi đội ngũ xem xét kết quả và đưa ra phán quyết cuối cùng.
Năng lực thực thi tương tự đó sớm hướng ra bên ngoài, chuyển từ các tài liệu nội bộ sang phát triển kinh doanh. Bộ phận M&A của Ascendea cần một cách nhất quán để xác định các công ty tiếp thị số phù hợp với tiêu chí thâu tóm của mình. Rob đã yêu cầu Manus thiết kế quy trình làm việc, viết mã và ghi lại cách hệ thống nên hoạt động. Quy trình tự động phân tích dữ liệu công ty có sẵn công khai, xếp hạng các đối tượng tiềm năng phù hợp và chuẩn bị hồ sơ để xem xét. Khi đội ngũ Ascendea đã xem xét và phê duyệt một đề xuất, quy trình tự động thêm hồ sơ vào CRM của công ty. Những gì trước đây là nghiên cứu thủ công, chậm chạp giờ đây chạy âm thầm trong nền.
Khi tham vọng không còn phải chờ đợi số lượng nhân sự
Ngày nay, Ascendea hoạt động chỉ với 10 nhân viên là con người, được hỗ trợ bởi một lực lượng lao động AI bao gồm James (Manus), 3 Slack Agent, và 6 agent khác. Thiết lập đó phục vụ 112 khách hàng đang hoạt động trong các lĩnh vực kế toán, tài chính, công nghệ và huấn luyện, đồng thời vận hành từ 28 đến 33 quy trình AI trực tiếp được điều phối thông qua James. Một công ty nhỏ giờ đây tạo ra khối lượng công việc của một công ty lớn hơn nhiều. Manus mang lại cho những người hiểu rõ khách hàng của mình năng lực hành động dựa trên kiến thức đó với tốc độ mà thị trường yêu cầu.
Với việc AI đảm nhận phần thực thi, năng lực của đội ngũ không còn bị giới hạn bởi số lượng nhân sự.
