Como o Manus se tornou o “James”, o chefe de gabinete de AI por detrás do aumento de 90× no output da Ascendea
Equipa Ascendea
Um aumento de 90 vezes na produção da força de trabalho. Não ao longo de anos, mas em meses. A Ascendea conseguiu-o com dez pessoas e o Manus como chefe de gabinete de AI, o braço direito do CEO para transformar prioridades em ação.
James é como Rob Arnold, CTO da Ascendea, chama ao Agent Manus que colocou no centro das operações da empresa. Sediada no University of Warwick Science Park, a Ascendea desenvolve CRM, agents e sistemas de automação com AI para pequenas empresas do Reino Unido. Rob testa regularmente novas ferramentas de AI atribuindo-lhes projetos paralelos reais. Na maioria dos casos, não chegam aos fluxos de trabalho de produção da Ascendea.
O que garantiu ao Manus um lugar permanente foi o desempenho em trabalhos complexos. Membros da equipa que nunca tinham escrito um prompt obtinham resultados utilizáveis em tarefas de múltiplos passos sem as habituais rondas de revisão. A distância entre uma boa ideia e um sistema funcional, a parte que costumava exigir semanas de execução manual, começou a encurtar. Pouco depois, Rob deu um nome ao Manus: James.
Como o James se tornou Chefe de Gabinete
A Ascendea colocou o Manus no topo de um sistema de três camadas para o trabalho mais complexo e denso em contexto da empresa. Tarefas mais simples e repetitivas ficaram a cargo de agents especializados no Slack e locais.
A Ascendea aprendeu a reservar o Manus para o trabalho complexo, onde a sua capacidade de execução mais importa.
No primeiro mês, Rob construiu aplicações, gerou relatórios e desenhou automações apenas para testar os limites. O padrão que continuou a observar: quanto mais complexa e multifacetada a tarefa, menos idas e vindas eram necessárias para chegar a um resultado utilizável. Isso foi suficiente para tirar o Manus da fase de projetos paralelos e colocá-lo em produção.
Rob colocou o Manus próximo do centro do modelo operacional da Ascendea. A Ascendea faz corresponder cada ferramenta à complexidade da tarefa. «Não usarias o Manus para as coisas básicas. Por isso, criámos um sistema hierárquico em que o Manus fica no topo.» O resultado é uma força de trabalho de AI distribuída por três camadas, cada uma ajustada a um tipo de trabalho diferente:
•Camada superior - Manus (James): Trata de todo o trabalho complexo e denso em contexto - documentos de estratégia, arquitetura técnica, investigação e qualquer coisa que exija raciocínio profundo ou execução em múltiplos passos.
•Camada intermédia - Victor, Victoria e Ava: Agents conversacionais que vivem no espaço de trabalho interno do Slack e servem de interface da equipa com os humanos. O Victor é o suporte de AI; a Victoria trata das operações; e a Ava assegura o serviço ao cliente. Tudo o que ultrapassa o seu âmbito é encaminhado para o James.
•Camada local - AI Crew: Seis agents locais a correr de forma autónoma num servidor dedicado, que tratam de trabalho repetitivo e de alta frequência num horário fixo.
A Ascendea utiliza as três camadas como um único sistema operativo. A equipa usa o Manus para redigir estratégias, SOPs e plantas técnicas, enquanto os agents locais tratam de tarefas agendadas com base nesses planos. Os agents do Slack oferecem aos colaboradores uma interface conversacional. Quando uma tarefa excede o âmbito definido de um agent local, a Ascendea encaminha-a para o Manus para uma resposta mais complexa e mantém a revisão humana no processo.
A primeira vitória: 303 SOPs num dia
A Ascendea usou o Manus para transformar conhecimento disperso sobre processos em 303 SOPs num só dia. Rob estimou que documentar o mesmo material manualmente teria exigido duas pessoas durante cerca de 14 semanas.
A documentação era o ponto de partida óbvio. Como a Ascendea executa um processo diferente para cada serviço, a qualidade do trabalho começou a variar à medida que a base de clientes crescia. Os novos colaboradores precisavam de semanas de acompanhamento e Rob continuava a ser o único ponto de referência para quase tudo. Para resolver isto, a Ascendea usou o Manus para construir um sistema abrangente de SOPs.
A Ascendea usou o Manus para transformar conhecimento disperso sobre processos em 303 SOPs num só dia, o que, segundo Rob, «teria sido provavelmente um projeto de cerca de 14 semanas com 2 pessoas a trabalhar nele.»
O retorno surgiu rapidamente. Quando a Ascendea contratou três SDRs em abril de 2026, a biblioteca de SOPs ajudou-os a iniciar o trabalho com clientes em poucos dias, segundo Rob. Os mesmos documentos tornaram-se também conjuntos de instruções para os agentes locais da empresa. Isto permitiu que a equipa humana passasse menos tempo a montar trabalho rotineiro e mais tempo a definir direção, rever resultados e tomar decisões finais. Um novo colaborador lê um SOP para aprender o processo; um Agent lê-o para o executar.
Além dos 303 SOPs autónomos, a Ascendea construiu o hub interno de onboarding em https://manus.ascendea.ai/ para disponibilizar este trabalho ao resto da equipa. Os colaboradores têm agora um caminho simples para o utilizar nas suas funções. A Ascendea transformou o Manus de uma experiência pessoal numa parte central do seu sistema operativo.
De um único projeto a toda a operação
Após o projeto dos SOPs, a Ascendea expandiu a utilização do Manus para relatórios, automações e um fluxo de prospeção.
O projeto dos SOPs provou o que o Manus era capaz de fazer, e a Ascendea alargou o seu âmbito a partir daí. Começou com Rob e depois estendeu-se à equipa. Nem todos o adotaram de um dia para o outro, mas, assim que cada função teve um SOP personalizado a mostrar o que o Manus podia fazer por eles, a maioria aderiu. "Geralmente, toda a gente o utiliza agora no dia a dia", disse Rob.
Para Rob, o Manus tornou-se um parceiro técnico de pensamento. Questionava pressupostos, comparava ferramentas, gerava relatórios e desenhava roteiros de implementação. "Desafiou algumas das minhas ideias", afirmou, "o que era ótimo, ter alguém que dissesse: e que tal fazer desta forma, e que tal usar estas outras ferramentas?"
Para além do trabalho de Rob, várias equipas apoiam-se agora no Manus para os documentos e relatórios que antes montavam manualmente. A área que lida com clientes usa-o para redigir propostas estruturadas. As áreas de gestão de contas e entrega usam-no para produzir relatórios semanais de desempenho. Na área de estratégia, redige análises estratégicas como avaliações de concorrentes e revisões de mercado que anteriormente demoravam dias a um analista a compilar. O Manus monta os rascunhos e relatórios iniciais a partir das fontes de dados autorizadas da Ascendea, enquanto a equipa revê o resultado e assume o julgamento final.
Essa mesma capacidade de execução apontou em breve para fora, passando de documentos internos para o desenvolvimento de negócio. O braço de M&A da Ascendea precisava de uma forma consistente de identificar agências de marketing digital que correspondessem aos seus critérios de aquisição. Rob pediu ao Manus para desenhar o fluxo de trabalho, escrever o código e documentar como o sistema deveria funcionar. O fluxo automatizado analisa dados públicos de empresas, classifica potenciais correspondências e prepara os registos para revisão. Depois de a equipa da Ascendea rever e aprovar uma recomendação, o fluxo adiciona automaticamente o registo ao CRM da empresa. O que antes era uma pesquisa lenta e manual corre agora silenciosamente em segundo plano.
Quando a ambição deixa de esperar por contratações
Atualmente, a Ascendea opera com apenas 10 colaboradores humanos, apoiados por uma força de trabalho de AI que inclui o James (Manus), 3 Slack Agents e outros 6 Agents. Esta estrutura serve 112 clientes ativos nas áreas de contabilidade, finanças, tecnologia e coaching, e executa entre 28 e 33 fluxos de trabalho de AI ao vivo coordenados através do James. Uma pequena empresa produz agora o resultado de uma muito maior. O Manus dá às pessoas que compreendem os seus clientes a capacidade de agir com base nesse conhecimento à velocidade que o mercado exige.
Com a AI a assumir a execução, a capacidade da equipa deixou de estar limitada pelo número de colaboradores.
