Wie Manus zu „James“ wurde, dem AI Chief of Staff hinter Ascendeas 90-facher Output-Steigerung
Ascendea Team
Eine 90-fache Steigerung der Arbeitsleistung. Nicht über Jahre, sondern über Monate. Ascendea hat dies mit zehn Personen und Manus als AI Chief of Staff geschafft – der rechten Hand des CEO, um Prioritäten in Aktionen zu verwandeln.
James ist der Name, den Rob Arnold, CTO von Ascendea, dem Manus Agent gegeben hat, den er ins Zentrum der Unternehmensabläufe gestellt hat. Mit Sitz im Science Park der University of Warwick entwickelt Ascendea AI-gestützte CRM-Systeme, Agents und Automatisierungslösungen für kleine britische Unternehmen. Rob testet regelmäßig neue AI-Tools, indem er ihnen echte Nebenprojekte zuweist. In den meisten Fällen schaffen sie es nicht in die Produktionsabläufe von Ascendea.
Was Manus einen dauerhaften Platz einbrachte, war die Leistung bei komplexer Arbeit. Teammitglieder, die noch nie einen Prompt geschrieben hatten, erzielten brauchbare Ergebnisse bei mehrstufigen Aufgaben ohne die üblichen Überarbeitungsrunden. Die Lücke zwischen einer guten Idee und einem funktionierenden System – der Teil, der früher Wochen manueller Ausführung erforderte – begann sich zu schließen. Bald gab Rob Manus einen Namen: James.
Wie James zum Chief of Staff wurde
Ascendea platzierte Manus an der Spitze eines dreischichtigen Systems für die komplexesten, kontextreichsten Arbeiten des Unternehmens. Einfachere und repetitivere Aufgaben blieben bei spezialisierten Slack- und lokalen Agents.
Ascendea lernte, Manus für komplexe Arbeiten zu reservieren, bei denen seine Ausführungskapazität am wichtigsten war.
Im ersten Monat baute Rob Apps, erstellte Berichte und entwarf Automatisierungen, nur um die Grenzen auszutesten. Das Muster, das er immer wieder sah: Je komplexer und facettenreicher die Aufgabe, desto weniger Hin und Her war nötig, um ein brauchbares Ergebnis zu erhalten. Das war genug, um Manus aus der Nebenprojekt-Phase in die Produktion zu überführen.
Rob platzierte Manus nahe dem Zentrum des Betriebsmodells von Ascendea. Ascendea passt jedes Tool an die Komplexität der Aufgabe an. „Man würde Manus nicht für einfache Dinge einsetzen. Also haben wir ein hierarchisches System geschaffen, in dem Manus an der Spitze steht." Das Ergebnis ist eine AI-Belegschaft, verteilt auf drei Schichten, die jeweils auf eine andere Art von Arbeit abgestimmt sind:
•Obere Schicht – Manus (James): Bearbeitet alle komplexen, kontextreichen Aufgaben – Strategiedokumente, technische Architektur, Recherche und alles, was tiefes Denken oder mehrstufige Ausführung erfordert.
•Mittlere Schicht – Victor, Victoria und Ava: Konversationelle Agents, die im internen Slack-Workspace leben und als menschliche Schnittstelle für das Team dienen. Victor ist der AI-Support; Victoria kümmert sich um den Betrieb; und Ava übernimmt den Kundenservice. Alles, was über ihren Zuständigkeitsbereich hinausgeht, wird an James weitergeleitet.
•Lokale Schicht – AI Crew: Sechs lokale Agents, die autonom auf einem dedizierten Server laufen und repetitive, häufig anfallende Arbeiten nach einem festen Zeitplan erledigen.
Ascendea nutzt die drei Schichten als ein Betriebssystem. Das Team verwendet Manus, um Strategien, SOPs und technische Blaupausen zu entwerfen, während lokale Agents geplante Aufgaben gegen diese Pläne abarbeiten. Slack-Agents bieten den Mitarbeitern eine konversationelle Schnittstelle. Wenn eine Aufgabe den definierten Zuständigkeitsbereich eines lokalen Agents übersteigt, leitet Ascendea sie an Manus weiter, um eine komplexere Antwort zu erhalten, und behält dabei die menschliche Überprüfung im Prozess bei.
Der erste Erfolg: 303 SOPs an einem Tag
Ascendea nutzte Manus, um verstreutes Prozesswissen an einem Tag in 303 SOPs zu verwandeln. Rob schätzte, dass die manuelle Dokumentation desselben Materials zwei Personen etwa 14 Wochen gekostet hätte.
Die Dokumentation war der offensichtliche Ausgangspunkt. Da Ascendea für jede Dienstleistung einen anderen Prozess durchführt, begann die Arbeitsqualität mit wachsendem Kundenstamm zu schwanken. Neue Mitarbeiter benötigten wochenlange Einarbeitung, und Rob blieb der einzige Ansprechpartner für fast alles. Um dies zu beheben, nutzte Ascendea Manus, um ein umfassendes SOP-System aufzubauen.
Ascendea nutzte Manus, um verstreutes Prozesswissen an einem Tag in 303 SOPs zu verwandeln, was laut Rob „wahrscheinlich ein etwa 14-wöchiges Projekt mit 2 Personen gewesen wäre, die daran arbeiten.
Der Nutzen zeigte sich schnell. Als Ascendea im April 2026 drei SDRs einstellte, half die SOP-Bibliothek ihnen laut Rob, innerhalb weniger Tage mit der Kundenarbeit zu beginnen. Dieselben Dokumente wurden auch zu Anweisungssätzen für die lokalen Agents des Unternehmens. Dadurch konnte das menschliche Team weniger Zeit mit der Zusammenstellung von Routinearbeiten verbringen und mehr Zeit damit, die Richtung vorzugeben, Ergebnisse zu überprüfen und endgültige Entscheidungen zu treffen. Ein neuer Mitarbeiter liest eine SOP, um den Prozess zu erlernen; ein Agent liest sie, um sie auszuführen.
Über 303 eigenständige SOPs hinaus hat Ascendea das interne Onboarding-Hub unter https://manus.ascendea.ai/ aufgebaut, um diese Arbeit dem Rest des Teams zugänglich zu machen. Mitarbeiter haben nun einen einfachen Weg, es in ihren Rollen zu nutzen. Ascendea hat Manus von einem persönlichen Experiment in einen Kernbestandteil seines Betriebssystems überführt.
Von einem einzelnen Projekt zum gesamten Betrieb
Nach dem SOP-Projekt weitete Ascendea die Nutzung von Manus auf Berichte, Automatisierungen und einen Prospecting-Workflow aus.
Das SOP-Projekt bewies, was Manus leisten konnte, und Ascendea erweiterte von dort aus seinen Aufgabenbereich. Es begann mit Rob und breitete sich dann im Team aus. Nicht alle übernahmen es über Nacht, aber sobald jede Rolle eine maßgeschneiderte SOP hatte, die zeigte, was Manus für sie erledigen konnte, taten es die meisten. "Im Allgemeinen nutzt es jetzt jeder tagtäglich", sagte Rob.
Für Rob wurde Manus zu einem technischen Sparringspartner. Es hinterfragte Annahmen, verglich Tools, erstellte Berichte und formte Implementierungs-Roadmaps. "Es hat einige meiner Ideen hinterfragt", sagte er, "was großartig war, jemanden zu haben, der sagen würde: Wie wäre es, es so zu machen, und was ist mit der Nutzung dieser anderen Tools?"
Über Robs Schreibtisch hinaus verlassen sich jetzt verschiedene Teams auf Manus für die Dokumente und Berichte, die sie früher von Hand zusammenstellten. Die kundenorientierte Seite nutzt es, um strukturierte Angebotsdokumente zu entwerfen. Die Account- und Delivery-Seite nutzt es, um wöchentliche Leistungsberichte zu erstellen. Auf der Strategieseite schreibt es strategische Analysen wie Wettbewerbsanalysen und Marktbewertungen, für deren Zusammenstellung ein Analyst zuvor Tage benötigte. Manus stellt die ersten Entwürfe und Berichte aus den autorisierten Datenquellen von Ascendea zusammen, während das Team die Ausgabe überprüft und die endgültige Beurteilung trifft.
Dieselbe Ausführungskapazität richtete sich bald nach außen und verlagerte sich von internen Dokumenten zur Geschäftsentwicklung. Der M&A-Bereich von Ascendea benötigte eine konsistente Methode, um Digital-Marketing-Agenturen zu identifizieren, die den Akquisitionskriterien entsprachen. Rob bat Manus, den Workflow zu entwerfen, den Code zu schreiben und zu dokumentieren, wie das System funktionieren sollte. Der automatisierte Workflow analysiert öffentlich verfügbare Unternehmensdaten, ordnet potenzielle Übereinstimmungen ein und bereitet Datensätze zur Überprüfung vor. Sobald das Team von Ascendea eine Empfehlung überprüft und genehmigt hat, fügt der Workflow den Datensatz automatisch dem CRM des Unternehmens hinzu. Was früher langsame, manuelle Recherche war, läuft nun leise im Hintergrund.
Wenn Ambitionen nicht mehr auf Personalaufstockung warten
Heute läuft Ascendea mit nur 10 menschlichen Mitarbeitern, unterstützt von einer AI-Belegschaft, zu der James (Manus), 3 Slack Agents und 6 weitere Agents gehören. Dieses Setup bedient 112 aktive Kunden aus den Bereichen Buchhaltung, Finanzen, Tech und Coaching und betreibt 28 bis 33 aktive AI-Workflows, die über James koordiniert werden. Ein kleines Unternehmen produziert nun den Output eines viel größeren. Manus gibt den Menschen, die ihre Kunden verstehen, die Kapazität, auf Basis dieses Wissens in der vom Markt geforderten Geschwindigkeit zu handeln.
Da die AI die Ausführung übernimmt, ist die Kapazität des Teams nicht mehr durch die Mitarbeiterzahl begrenzt.
