Come Manus è diventato "James", il capo di gabinetto AI dietro l'aumento di output di 90× di Ascendea
Team Ascendea
Un aumento di 90 volte della produttività del personale. Non nell'arco di anni, ma di mesi. Ascendea ci è riuscita con dieci persone e Manus come AI chief of staff, il braccio destro del CEO per trasformare le priorità in azione.
James è il nome che Rob Arnold, CTO di Ascendea, ha dato all'agent Manus che ha posto al centro delle operazioni aziendali. Con sede presso l'University of Warwick Science Park, Ascendea sviluppa CRM, agent e sistemi di automazione basati sull'AI per le piccole imprese del Regno Unito. Rob testa regolarmente nuovi strumenti AI assegnando loro veri progetti collaterali. Nella maggior parte dei casi, questi non entrano a far parte dei flussi di lavoro di produzione di Ascendea.
Ciò che ha valso a Manus un posto permanente è stata la resa nel lavoro complesso. Membri del team che non avevano mai scritto un prompt ottenevano risultati utilizzabili in attività a più passaggi senza i consueti cicli di revisione. Il divario tra una buona idea e un sistema funzionante, la parte che prima richiedeva settimane di esecuzione manuale, ha iniziato a colmarsi. Presto, Rob ha dato un nome a Manus: James.
Come James è diventato il Chief of Staff
Ascendea ha collocato Manus al vertice di un sistema a tre livelli per il lavoro più complesso e ricco di contesto dell'azienda. Le attività più semplici e ripetitive sono rimaste affidate ad agent specializzati su Slack e locali.
Ascendea ha imparato a riservare Manus per il lavoro complesso in cui la sua capacità di esecuzione conta di più.
Nel primo mese, Rob ha creato app, generato report e progettato automazioni proprio per testarne i limiti. Lo schema che continuava a osservare: più il compito era complesso e sfaccettato, meno scambi erano necessari per ottenere un risultato utilizzabile. È stato sufficiente per far uscire Manus dalla fase di progetto collaterale e portarlo in produzione.
Rob ha posto Manus vicino al centro del modello operativo di Ascendea. Ascendea abbina ogni strumento alla complessità del lavoro. "Non useresti Manus per le cose di base. Quindi abbiamo creato un sistema gerarchico in cui Manus sta in cima." Il risultato è una forza lavoro AI distribuita su tre livelli, ciascuno calibrato su un diverso tipo di lavoro:
•Livello superiore - Manus (James): Gestisce tutto il lavoro complesso e ricco di contesto: documenti strategici, architettura tecnica, ricerca e qualsiasi cosa richieda un ragionamento approfondito o un'esecuzione a più passaggi.
•Livello intermedio - Victor, Victoria e Ava: Agent conversazionali che vivono nello spazio di lavoro Slack interno e fungono da interfaccia del team verso le persone. Victor è il supporto AI; Victoria si occupa delle operazioni; e Ava gestisce il servizio clienti. Tutto ciò che va oltre il loro ambito viene inoltrato a James.
•Livello locale - AI Crew: Sei agent locali che funzionano in modo autonomo su un server dedicato e gestiscono lavori ripetitivi ad alta frequenza secondo un programma fisso.
Ascendea utilizza i tre livelli come un unico sistema operativo. Il team usa Manus per redigere strategie, SOP e progetti tecnici, mentre gli agent locali gestiscono le attività pianificate secondo tali piani. Gli agent Slack offrono ai dipendenti un'interfaccia conversazionale. Quando un compito supera l'ambito definito di un agent locale, Ascendea lo instrada a Manus per una risposta più complessa e mantiene la revisione umana nel processo.
La prima vittoria: 303 SOP in un giorno
Ascendea ha usato Manus per trasformare conoscenze di processo sparse in 303 SOP in un solo giorno. Rob ha stimato che documentare manualmente lo stesso materiale avrebbe richiesto due persone per circa 14 settimane.
La documentazione era il punto di partenza più ovvio. Poiché Ascendea segue un processo diverso per ogni servizio, la qualità del lavoro ha iniziato a variare con la crescita del portafoglio clienti. I nuovi assunti avevano bisogno di settimane di affiancamento e Rob rimaneva l'unico punto di riferimento per quasi tutto. Per risolvere questo problema, Ascendea ha usato Manus per costruire un sistema di SOP completo.
Ascendea ha usato Manus per trasformare conoscenze di processo sparse in 303 SOP in un solo giorno, che secondo Rob "sarebbe stato probabilmente un progetto di circa 14 settimane con 2 persone che ci lavoravano."
Il risultato è arrivato rapidamente. Quando Ascendea ha assunto tre SDR ad aprile 2026, la libreria di SOP li ha aiutati a iniziare il lavoro con i clienti nel giro di pochi giorni, secondo Rob. Gli stessi documenti sono diventati anche set di istruzioni per gli agenti locali dell'azienda. Questo ha permesso al team umano di dedicare meno tempo ad assemblare il lavoro di routine e più tempo a definire la direzione, rivedere i risultati e prendere le decisioni finali. Un nuovo assunto legge una SOP per imparare il processo; un Agent la legge per eseguirlo.
Oltre alle 303 SOP autonome, Ascendea ha costruito l'hub di onboarding interno su https://manus.ascendea.ai/ per estendere questo lavoro al resto del team. I dipendenti ora hanno un percorso semplice per utilizzarlo nei loro ruoli. Ascendea ha trasformato Manus da un esperimento personale in una parte centrale del proprio sistema operativo.
Da un singolo progetto all'intera operatività
Dopo il progetto SOP, Ascendea ha esteso l'uso di Manus a report, automazioni e un flusso di lavoro di prospezione.
Il progetto SOP ha dimostrato ciò che Manus poteva fare, e Ascendea ne ha ampliato il raggio d'azione. È iniziato con Rob, poi si è diffuso al team. Non tutti l'hanno adottato dall'oggi al domani, ma una volta che ogni ruolo ha avuto una SOP su misura che mostrava cosa Manus poteva gestire per loro, la maggior parte l'ha fatto. "In generale ora tutti lo usano quotidianamente", ha detto Rob.
Per Rob, Manus è diventato un partner di pensiero tecnico. Metteva in discussione le ipotesi, confrontava gli strumenti, generava report e definiva roadmap di implementazione. "Metteva in discussione alcune delle mie idee", ha detto, "il che era fantastico avere qualcuno che dicesse: e se lo facessi in questo modo, e se usassi questi altri strumenti".
Oltre alla scrivania di Rob, diversi team ora si affidano a Manus per i documenti e i report che prima assemblavano a mano. Il lato rivolto al cliente lo utilizza per redigere documenti di proposta strutturati. Il lato account e delivery lo utilizza per produrre report settimanali sulle prestazioni. Sul lato strategico, scrive analisi strategiche come analisi della concorrenza e revisioni di mercato che in precedenza richiedevano giorni di lavoro a un analista per essere compilate. Manus assembla le bozze iniziali e i report dalle fonti di dati autorizzate di Ascendea, mentre il team rivede il risultato e detiene il giudizio finale.
Questa stessa capacità di esecuzione si è presto rivolta verso l'esterno, passando dai documenti interni allo sviluppo del business. La divisione M&A di Ascendea aveva bisogno di un modo coerente per identificare le agenzie di marketing digitale che corrispondevano ai suoi criteri di acquisizione. Rob ha chiesto a Manus di progettare il flusso di lavoro, scrivere il codice e documentare come il sistema dovrebbe operare. Il flusso di lavoro automatizzato analizza i dati aziendali disponibili pubblicamente, classifica le potenziali corrispondenze e prepara i record per la revisione. Una volta che il team di Ascendea ha rivisto e approvato una raccomandazione, il flusso di lavoro aggiunge automaticamente il record al CRM dell'azienda. Ciò che prima era una ricerca lenta e manuale ora scorre silenziosamente in background.
Quando l'ambizione non aspetta più il personale
Oggi, Ascendea opera con solo 10 dipendenti umani, supportati da una forza lavoro AI che include James (Manus), 3 Slack Agent e altri 6 Agent. Questa configurazione serve 112 clienti attivi nei settori contabilità, finanza, tech e coaching, e gestisce da 28 a 33 flussi di lavoro AI attivi coordinati tramite James. Una piccola azienda ora produce l'output di una molto più grande. Manus dà alle persone che comprendono i propri clienti la capacità di agire su quella conoscenza alla velocità richiesta dal mercato.
Con l'AI che si occupa dell'esecuzione, la capacità del team non è più limitata dal numero di dipendenti.
