Um CRM com tecnologia HubSpot dentro do Gmail mudou a forma como nossa equipe de vendas faz follow-up
Um líder de vendas usou o Manus para criar um fluxo de trabalho personalizado que colocou os detalhes do HubSpot nos lugares onde a equipe já trabalhava: Gmail e Slack. O objetivo era simples. Quando um prospect enviasse um e-mail à equipe, o representante não deveria precisar sair da caixa de entrada para descobrir quem era a pessoa, se a empresa já estava no HubSpot ou se a conversa era relevante para um negócio em aberto.
Com o Manus, o líder de vendas criou um fluxo de trabalho que aproximou os detalhes certos do HubSpot do e-mail. O sistema finalizado reuniu HubSpot, Gmail e Slack em um único fluxo de trabalho. Ele podia rotular mensagens do Gmail quando havia informações do HubSpot, exibir informações úteis da conta dentro do Gmail e notificar a equipe no Slack quando um lead corporativo precisasse de atenção.
O projeto começou com um problema cotidiano de vendas
O projeto começou com uma pergunta prática de vendas: o que um representante deve saber antes de responder a um e-mail?
Por exemplo, se Priya, da acme.com, enviar um e-mail para a equipe, o representante precisa entender rapidamente se ela já existe no HubSpot, se a Acme é uma conta-alvo, se há um negócio em aberto e quem é o responsável pelo relacionamento. Esses sinais determinam se a resposta deve ser rápida, encaminhada ou tratada de outra forma.
O Manus ajudou a traduzir essa pergunta em uma camada de dados utilizável. O HubSpot já armazena essas informações em contatos, empresas, negócios e registros de propriedade. O desafio foi identificar quais desses campos realmente importam no momento da resposta e torná-los acessíveis dentro do Gmail.
Isso reduziu o problema a um conjunto simples de sinais: quem enviou o e-mail, a qual empresa pertence, se a empresa é conhecida, se há um negócio ativo e quem é responsável pela conta. Isso se tornou a base do fluxo de trabalho no Gmail.
A extensão do navegador e a etiqueta dentro do Gmail
Uma pequena decisão de produto tornou o fluxo de trabalho mais fácil de ser compreendido pelos representantes. A etiqueta do Gmail não foi usada como um sistema de pontuação complicado. Foi usada como um sinal simples.
Neste mockup fictício, a etiqueta é o sinal. Quando um representante clica nela, a extensão do navegador abre com os detalhes básicos do lead ou cliente necessários antes de responder.
Por exemplo, se Priya, da Acme, enviasse um e-mail à equipe e a Acme já existisse no HubSpot, o e-mail seria rotulado de acordo. Se o remetente já é cliente, o representante pode responder com mais histórico da conta. Se o remetente está vinculado a um negócio corporativo em aberto, o representante pode priorizar a resposta. Se o remetente pertence a uma empresa sem responsável, a equipe pode precisar atribuir alguém antes de responder.
Depois que os e-mails são rotulados, um representante de vendas pode clicar na etiqueta e abrir a extensão com os detalhes relevantes do HubSpot dentro da caixa de entrada.
O Slack ajudou a equipe a agir em leads importantes
O Gmail ajudou um representante a responder com melhores informações. O Slack ajudou a equipe a se coordenar quando um lead importante precisava de atenção.
Neste fluxo de trabalho, o Manus criou um bot do Slack para enviar notificações no Slack sobre leads inbound corporativos do HubSpot. Uma mensagem do Slack podia informar à equipe que uma empresa de alto fit havia entrado em contato, incluir o nome da empresa, mostrar o provável responsável e apontar as pessoas de volta para o thread do e-mail ou registro relacionado.
Por exemplo, se um prospect corporativo enviasse um e-mail de uma conta-alvo e nenhum responsável estivesse atribuído, o Slack poderia alertar a equipe. Isso torna o lead visível para o grupo, em vez de deixá-lo soterrado na caixa de entrada de uma única pessoa.
O Slack tornou as mesmas informações de leads visíveis para a equipe mais ampla. Um lead com bom encaixe podia ser visto, atribuído e acompanhado antes que passasse despercebido.
O que outras equipes podem aprender com esse processo
O projeto funcionou porque HubSpot, Gmail e Slack foram tratados como camadas separadas. Cada camada foi construída separadamente, testada por conta própria e, em seguida, combinada em um fluxo de trabalho que se encaixou no movimento de vendas existente da equipe.
A primeira camada foi o modelo de dados do HubSpot. A equipe teve que decidir quais campos eram realmente úteis no momento do follow-up, como identidade do contato, correspondência da empresa, proprietário, status do negócio, origem do lead, plano e próximo passo. O Manus foi usado para identificar campos valiosos do HubSpot e criar um banco de dados sincronizado que o restante do fluxo de trabalho pudesse utilizar
A segunda camada dependia do acesso. Nesse caso, a equipe estava no Google Workspace, então a autorização do Gmail pôde ocorrer por meio do Google auth. Isso importava porque o fluxo de trabalho precisava de permissão para ler mensagens, comparar remetentes com o banco de dados derivado do HubSpot e aplicar marcadores com base em regras personalizadas. O Manus foi então usado para marcar e-mails automaticamente de acordo com essas regras.
A terceira camada foi a experiência voltada ao Gmail. Depois que os marcadores funcionaram, o Manus foi usado para construir a extensão de navegador que exibia ícones no estilo HubSpot e carregava os detalhes relevantes do lead ou cliente dentro do Gmail. A mesma construção também exigiu peças de apoio: plugins de host, um site de login e o fluxo de autorização do usuário. Esse trabalho foi tratado como uma camada separada no Manus antes de ser combinado com o restante do sistema.
A dica prática de construção para outras equipes é começar verificando os níveis de acesso, depois definir os campos mínimos úteis, testar a lógica dos marcadores e construir a interface visível. Se qualquer uma das camadas estiver faltando, a experiência se torna pouco confiável para o representante ou difícil demais para a equipe adotar.
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