Un CRM impulsado por HubSpot dentro de Gmail cambió la forma en que un equipo de ventas da seguimiento
Un líder de ventas usó Manus para construir un flujo de trabajo personalizado que llevó los detalles de HubSpot a los lugares donde el equipo ya trabajaba: Gmail y Slack. El objetivo era simple. Cuando un prospecto enviara un correo al equipo, el representante no debería tener que salir de la bandeja de entrada para averiguar quién era la persona, si la empresa ya estaba en HubSpot, o si la conversación importaba para un trato abierto.
Con Manus, el líder de ventas construyó un flujo de trabajo que acercó los detalles correctos de HubSpot al correo. El sistema terminado integró HubSpot, Gmail y Slack en un solo flujo de trabajo. Podía etiquetar los mensajes de Gmail cuando existía información de HubSpot, mostrar información útil de la cuenta dentro de Gmail, y notificar al equipo en Slack cuando un lead empresarial necesitaba atención.
El proyecto comenzó con un problema cotidiano de ventas
El proyecto comenzó con una pregunta práctica de ventas: ¿qué debería saber un representante antes de responder a un correo?
Por ejemplo, si Priya de acme.com envía un correo al equipo, el representante necesita entender rápidamente si ella ya existe en HubSpot, si Acme es una cuenta objetivo, si hay un trato abierto, y quién es el responsable de la relación. Esas señales determinan si la respuesta debe ser rápida, derivada o manejada de otra manera.
Manus ayudó a traducir esa pregunta en una capa de datos utilizable. HubSpot ya almacena esta información a través de contactos, empresas, tratos y registros de propiedad. El desafío era identificar cuáles de esos campos realmente importan en el momento de responder, y hacerlos accesibles dentro de Gmail.
Eso redujo el problema a un conjunto simple de señales: quién envió el correo, a qué empresa pertenece, si la empresa es conocida, si hay un trato activo, y quién es el responsable de la cuenta. Esto se convirtió en la base del flujo de trabajo en Gmail.
La extensión del navegador y la etiqueta dentro de Gmail
Una pequeña decisión de producto facilitó la comprensión del flujo de trabajo para los representantes. La etiqueta de Gmail no se utilizó como un sistema de puntuación complicado. Se utilizó como una señal simple.
En este mockup ficticio, la etiqueta es la señal. Cuando un representante hace clic en ella, la extensión del navegador se abre con los detalles básicos del lead o cliente necesarios antes de responder.
Por ejemplo, si Priya de Acme envió un correo al equipo y Acme ya existía en HubSpot, el correo sería etiquetado en consecuencia. Si el remitente ya es cliente, el representante puede responder con más historial de la cuenta. Si el remitente está vinculado a un trato empresarial abierto, el representante puede priorizar la respuesta. Si el remitente pertenece a una empresa sin responsable, el equipo puede necesitar asignar a alguien antes de responder.
Una vez que los correos están etiquetados, un representante de ventas puede hacer clic en la etiqueta y abrir la extensión con los detalles relevantes de HubSpot dentro de la bandeja de entrada.
Slack ayudó al equipo a actuar sobre leads importantes
Gmail ayudó a un representante a responder con mejor información. Slack ayudó al equipo a coordinarse cuando un lead importante necesitaba atención.
En este flujo de trabajo, Manus construyó un bot de Slack para enviar notificaciones de Slack para leads entrantes empresariales desde HubSpot. Un mensaje de Slack podría informar al equipo que una empresa de alto encaje se había puesto en contacto, incluir el nombre de la empresa, mostrar al probable responsable, e indicar a las personas dónde encontrar el hilo del correo o el registro relacionado.
Por ejemplo, si un prospecto empresarial enviaba un correo desde una cuenta objetivo y no había ningún responsable asignado, Slack podía alertar al equipo. Eso hace que el lead sea visible para el grupo en lugar de dejarlo enterrado en la bandeja de entrada de una sola persona.
Slack hizo que la misma información de prospectos fuera visible para todo el equipo. Un prospecto con buen ajuste podía verse, asignarse y darse seguimiento antes de que se perdiera entre las grietas.
Lo que otros equipos pueden aprender de este proceso
El proyecto funcionó porque HubSpot, Gmail y Slack se trataron como capas separadas. Cada capa se construyó por separado, se probó por sí sola y luego se combinó en un flujo de trabajo que se ajustara al proceso de ventas existente del equipo.
La primera capa fue el modelo de datos de HubSpot. El equipo tuvo que decidir qué campos eran realmente útiles en el momento del seguimiento, como la identidad del contacto, la coincidencia de la empresa, el propietario, el estado del trato, la fuente del prospecto, el plan y el siguiente paso. Manus se utilizó para identificar campos valiosos de HubSpot y crear una base de datos sincronizada que el resto del flujo de trabajo pudiera usar
La segunda capa dependía del acceso. En este caso, el equipo estaba en Google Workspace, por lo que la autorización de Gmail podía hacerse a través de la autenticación de Google. Eso era importante porque el flujo de trabajo necesitaba permiso para leer mensajes, comparar remitentes contra la base de datos derivada de HubSpot y aplicar etiquetas según reglas personalizadas. Luego se utilizó Manus para etiquetar automáticamente los correos electrónicos de acuerdo con esas reglas.
La tercera capa fue la experiencia orientada a Gmail. Después de que las etiquetas funcionaron, se utilizó Manus para crear la extensión del navegador que mostraba iconos al estilo de HubSpot y cargaba los detalles relevantes del prospecto o cliente dentro de Gmail. La misma construcción también requirió piezas de soporte: complementos del host, un sitio web de inicio de sesión y el flujo de autorización del usuario. Ese trabajo se manejó como una capa separada en Manus antes de combinarse con el resto del sistema.
El consejo práctico de construcción para otros equipos es comenzar por verificar los niveles de acceso, luego definir los campos mínimos útiles, probar la lógica de etiquetas y construir la interfaz visible. Si falta alguna capa, la experiencia se vuelve poco confiable para el representante o demasiado difícil de adoptar para el equipo.
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