Un CRM alimenté par HubSpot dans Gmail a changé la manière dont une équipe commerciale assure ses suivis
Un responsable commercial a utilisé Manus pour créer un flux de travail personnalisé qui intégrait les informations HubSpot directement dans les outils déjà utilisés par l'équipe : Gmail et Slack. L'objectif était simple. Lorsqu'un prospect envoyait un email à l'équipe, le commercial ne devait pas avoir à quitter sa boîte de réception pour savoir qui était la personne, si l'entreprise figurait déjà dans HubSpot, ou si la conversation était liée à une opportunité ouverte.
Avec Manus, le responsable commercial a créé un flux de travail qui rapprochait les bonnes informations HubSpot des emails. Le système finalisé réunissait HubSpot, Gmail et Slack dans un seul flux de travail. Il pouvait étiqueter les messages Gmail lorsque des informations HubSpot existaient, afficher des informations utiles sur le compte dans Gmail, et notifier l'équipe sur Slack lorsqu'un prospect entreprise nécessitait une attention particulière.
Le projet a commencé par un problème commercial du quotidien
Le projet a commencé par une question commerciale concrète : que devrait savoir un commercial avant de répondre à un email ?
Par exemple, si Priya de acme.com envoie un email à l'équipe, le commercial doit rapidement savoir si elle existe déjà dans HubSpot, si Acme est un compte cible, s'il y a une opportunité ouverte, et qui est en charge de la relation. Ces signaux déterminent si la réponse doit être rapide, redirigée, ou traitée différemment.
Manus a aidé à transformer cette question en une couche de données exploitable. HubSpot stocke déjà ces informations dans les contacts, les entreprises, les opportunités et les enregistrements de propriété. Le défi consistait à identifier lesquels de ces champs sont réellement importants au moment de répondre, et à les rendre accessibles dans Gmail.
Cela a réduit le problème à un ensemble simple de signaux : qui a envoyé l'email, à quelle entreprise il appartient, si l'entreprise est connue, s'il y a une opportunité active, et qui est responsable du compte. Cela est devenu la base du flux de travail Gmail.
L'extension de navigateur et l'étiquette dans Gmail
Une petite décision produit a rendu le flux de travail plus facile à comprendre pour les commerciaux. L'étiquette Gmail n'a pas été utilisée comme un système de notation complexe. Elle a été utilisée comme un signal simple.
Dans cette maquette fictive, l'étiquette est le signal. Lorsqu'un commercial clique dessus, l'extension de navigateur s'ouvre avec les détails essentiels du prospect ou du client nécessaires avant de répondre.
Par exemple, si Priya d'Acme envoie un email à l'équipe et qu'Acme existe déjà dans HubSpot, l'email sera étiqueté en conséquence. Si l'expéditeur est déjà un client, le commercial peut répondre avec davantage d'historique du compte. Si l'expéditeur est lié à une opportunité entreprise ouverte, le commercial peut prioriser la réponse. Si l'expéditeur appartient à une entreprise sans responsable attribué, l'équipe peut avoir besoin d'assigner quelqu'un avant de répondre.
Une fois les emails étiquetés, un commercial peut cliquer sur l'étiquette et ouvrir l'extension avec les détails HubSpot pertinents directement dans la boîte de réception.
Slack a aidé l'équipe à agir sur les prospects importants
Gmail a aidé un commercial à répondre avec de meilleures informations. Slack a aidé l'équipe à se coordonner lorsqu'un prospect important nécessitait une attention particulière.
Dans ce flux de travail, Manus a créé un bot Slack pour envoyer des notifications Slack pour les prospects entrants entreprise depuis HubSpot. Un message Slack pouvait informer l'équipe qu'une entreprise à fort potentiel avait pris contact, inclure le nom de l'entreprise, indiquer le responsable probable, et rediriger les personnes vers le fil d'email ou l'enregistrement associé.
Par exemple, si un prospect entreprise envoyait un email depuis un compte cible et qu'aucun responsable n'était attribué, Slack pouvait alerter l'équipe. Cela rend le prospect visible pour le groupe au lieu de le laisser enseveli dans la boîte de réception d'une seule personne.
Slack a rendu les mêmes informations sur les leads visibles à l'ensemble de l'équipe. Un lead à fort potentiel pouvait être identifié, attribué et suivi avant de passer entre les mailles du filet.
Ce que d'autres équipes peuvent apprendre de ce processus
Le projet a fonctionné parce que HubSpot, Gmail et Slack ont été traités comme des couches distinctes. Chaque couche a été construite séparément, testée individuellement, puis combinée dans un workflow adapté à la dynamique commerciale existante de l'équipe.
La première couche était le modèle de données HubSpot. L'équipe a dû déterminer quels champs étaient réellement utiles au moment du suivi, tels que l'identité du contact, la correspondance de l'entreprise, le propriétaire, le statut de l'affaire, la source du lead, le plan et l'étape suivante. Manus a été utilisé pour identifier les champs HubSpot pertinents et créer une base de données synchronisée que le reste du workflow pourrait utiliser.
La deuxième couche dépendait de l'accès. Dans ce cas, l'équipe utilisait Google Workspace, donc l'autorisation Gmail pouvait passer par l'authentification Google. Cela importait parce que le workflow avait besoin de la permission de lire les messages, de comparer les expéditeurs à la base de données dérivée de HubSpot, et d'appliquer des étiquettes selon des règles personnalisées. Manus a ensuite été utilisé pour étiqueter automatiquement les emails en fonction de ces règles.
La troisième couche était l'expérience côté Gmail. Une fois les étiquettes en place, Manus a été utilisé pour créer l'extension de navigateur qui affichait des icônes de style HubSpot et chargeait les détails pertinents du lead ou du client à l'intérieur de Gmail. La même construction nécessitait également des éléments de support : plugins hôtes, un site web de connexion et le flux d'autorisation utilisateur. Ce travail a été géré comme une couche distincte dans Manus avant d'être combiné avec le reste du système.
Le conseil pratique pour les autres équipes est de commencer par vérifier les niveaux d'accès, puis de définir les champs minimaux utiles, de tester la logique des étiquettes et de construire l'interface visible. Si l'une de ces couches manque, l'expérience devient soit peu fiable pour le commercial, soit trop difficile à adopter pour l'équipe.
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