Un CRM basato su HubSpot dentro Gmail ha cambiato il modo in cui un team commerciale gestisce i follow-up
Un sales lead ha usato Manus per creare un workflow personalizzato che inserisse i dettagli di HubSpot nei luoghi in cui il team già lavorava: Gmail e Slack. L'obiettivo era semplice. Quando un potenziale cliente inviava un'email al team, il rappresentante non doveva uscire dalla casella di posta per capire chi fosse la persona, se l'azienda fosse già in HubSpot o se la conversazione fosse rilevante per una trattativa aperta.
Con Manus, il sales lead ha costruito un workflow che avvicinava i dettagli rilevanti di HubSpot all'email. Il sistema finale ha integrato HubSpot, Gmail e Slack in un unico workflow. Poteva etichettare i messaggi di Gmail quando esistevano informazioni in HubSpot, mostrare informazioni utili sull'account all'interno di Gmail e notificare il team su Slack quando un lead enterprise richiedeva attenzione.
Il progetto è nato da un problema di vendita quotidiano
Il progetto è iniziato con una domanda pratica di vendita: cosa dovrebbe sapere un rappresentante prima di rispondere a un'email?
Ad esempio, se Priya di acme.com invia un'email al team, il rappresentante deve capire rapidamente se è già presente in HubSpot, se Acme è un target account, se c'è una trattativa aperta e chi gestisce la relazione. Questi segnali determinano se la risposta debba essere rapida, indirizzata o gestita diversamente.
Manus ha aiutato a tradurre quella domanda in un livello di dati utilizzabile. HubSpot memorizza già queste informazioni in contatti, aziende, trattative e record di proprietà. La sfida era identificare quali di questi campi fossero davvero rilevanti al momento della risposta e renderli accessibili all'interno di Gmail.
Ciò ha ridotto il problema a un semplice insieme di segnali: chi ha inviato l'email, a quale azienda appartiene, se l'azienda è conosciuta, se c'è una trattativa attiva e chi gestisce l'account. Questa è diventata la base per il workflow di Gmail.
L'estensione del browser e l'etichetta all'interno di Gmail
Una piccola decisione di prodotto ha reso il workflow più facile da comprendere per i rappresentanti. L'etichetta di Gmail non è stata usata come un complicato sistema di punteggio. È stata usata come un semplice segnale.
In questo mockup fittizio, l'etichetta è il segnale. Quando un rappresentante ci clicca, l'estensione del browser si apre con i dettagli essenziali del lead o del cliente necessari prima di rispondere.
Ad esempio, se Priya di Acme inviava un'email al team e Acme era già presente in HubSpot, l'email veniva etichettata di conseguenza. Se il mittente è già un cliente, il rappresentante può rispondere con maggiore cronologia dell'account. Se il mittente è collegato a una trattativa enterprise aperta, il rappresentante può dare priorità alla risposta. Se il mittente appartiene a un'azienda senza un proprietario, il team potrebbe dover assegnare qualcuno prima di rispondere.
Una volta etichettate le email, un rappresentante di vendita può cliccare sull'etichetta e aprire l'estensione con i dettagli rilevanti di HubSpot all'interno della casella di posta.
Slack ha aiutato il team ad agire sui lead importanti
Gmail ha aiutato un rappresentante a rispondere con informazioni migliori. Slack ha aiutato il team a coordinarsi quando un lead importante richiedeva attenzione.
In questo workflow, Manus ha creato un bot Slack per inviare notifiche Slack per i lead inbound enterprise da HubSpot. Un messaggio Slack poteva informare il team che un'azienda altamente compatibile aveva preso contatto, includere il nome dell'azienda, mostrare il probabile proprietario e indirizzare le persone al thread email o al record correlato.
Ad esempio, se un potenziale cliente enterprise inviava un'email da un target account e non era stato assegnato alcun proprietario, Slack poteva avvisare il team. Ciò rende il lead visibile al gruppo invece di lasciarlo sepolto nella casella di posta di una sola persona.
Slack ha reso le stesse informazioni sui lead visibili al team più ampio. Un lead di alta qualità poteva essere visto, assegnato e seguito prima che sfuggisse di mano.
Cosa altri team possono imparare da questo processo
Il progetto ha funzionato perché HubSpot, Gmail e Slack sono stati trattati come livelli separati. Ogni livello è stato costruito separatamente, testato singolarmente e poi combinato in un workflow adatto al processo di vendita esistente del team.
Il primo livello era il modello di dati di HubSpot. Il team ha dovuto decidere quali campi fossero realmente utili al momento del follow-up, come l'identità del contatto, la corrispondenza dell'azienda, il proprietario, lo stato della trattativa, la fonte del lead, il piano e il passo successivo. Manus è stato utilizzato per identificare i campi HubSpot più preziosi e creare un database sincronizzato che il resto del workflow potesse utilizzare
Il secondo livello dipendeva dall'accesso. In questo caso, il team utilizzava Google Workspace, quindi l'autorizzazione a Gmail poteva avvenire tramite Google auth. Questo era importante perché il workflow necessitava del permesso di leggere i messaggi, confrontare i mittenti con il database derivato da HubSpot e applicare etichette in base a regole personalizzate. Manus è stato poi utilizzato per etichettare automaticamente le email secondo queste regole.
Il terzo livello era l'esperienza rivolta a Gmail. Dopo che le etichette funzionavano, Manus è stato utilizzato per creare l'estensione del browser che mostrava icone in stile HubSpot e caricava i dettagli rilevanti del lead o del cliente all'interno di Gmail. La stessa build richiedeva anche componenti di supporto: host plugin, un sito web di login e il flusso di autorizzazione dell'utente. Quel lavoro è stato gestito come un livello separato in Manus prima di essere combinato con il resto del sistema.
Il consiglio pratico per la creazione, rivolto ad altri team, è iniziare verificando i livelli di accesso, poi definire i campi minimi utili, testare la logica delle etichette e costruire l'interfaccia visibile. Se manca anche solo un livello, l'esperienza diventa inaffidabile per il rappresentante o troppo difficile da adottare per il team.
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