Um CRM com tecnologia HubSpot dentro do Gmail mudou a forma como uma equipa de vendas faz acompanhamento
Um responsável de vendas usou o Manus para criar um fluxo de trabalho personalizado que colocava os detalhes do HubSpot nos sítios onde a equipa já trabalhava: Gmail e Slack. O objetivo era simples. Quando um potencial cliente enviasse um e-mail à equipa, o representante não deveria ter de sair da caixa de entrada para descobrir quem era a pessoa, se a empresa já estava no HubSpot ou se a conversa era relevante para um negócio em aberto.
Com o Manus, o responsável de vendas construiu um fluxo de trabalho que aproximava os detalhes certos do HubSpot do e-mail. O sistema concluído reuniu o HubSpot, o Gmail e o Slack num único fluxo de trabalho. Conseguia etiquetar mensagens do Gmail quando existiam informações do HubSpot, mostrar informações úteis da conta dentro do Gmail e notificar a equipa no Slack quando uma oportunidade empresarial precisava de atenção.
O projeto começou com um problema diário de vendas
O projeto começou com uma questão prática de vendas: o que deve um representante saber antes de responder a um e-mail?
Por exemplo, se a Priya da acme.com enviar um e-mail à equipa, o representante precisa de perceber rapidamente se ela já existe no HubSpot, se a Acme é uma conta-alvo, se há um negócio em aberto e quem é o responsável pelo relacionamento. Esses sinais determinam se a resposta deve ser rápida, encaminhada ou tratada de forma diferente.
O Manus ajudou a traduzir essa questão numa camada de dados utilizável. O HubSpot já armazena estas informações em contactos, empresas, negócios e registos de propriedade. O desafio foi identificar quais desses campos realmente importam no momento da resposta e torná-los acessíveis dentro do Gmail.
Isso reduziu o problema a um conjunto simples de sinais: quem enviou o e-mail, a que empresa pertence, se a empresa é conhecida, se existe um negócio ativo e quem é o responsável pela conta. Esta foi a base do fluxo de trabalho do Gmail.
A extensão do navegador e a etiqueta dentro do Gmail
Uma pequena decisão sobre o produto tornou o fluxo de trabalho mais fácil de entender pelos representantes. A etiqueta do Gmail não foi usada como um sistema complexo de pontuação. Foi usada como um sinal simples.
Nesta maqueta fictícia, a etiqueta é o sinal. Quando um representante clica nela, a extensão do navegador abre com os detalhes básicos da oportunidade ou cliente necessários antes de responder.
Por exemplo, se a Priya da Acme enviasse um e-mail à equipa e a Acme já existisse no HubSpot, o e-mail seria etiquetado em conformidade. Se o remetente já for cliente, o representante poderá responder com mais histórico da conta. Se o remetente estiver associado a um negócio empresarial em aberto, o representante poderá priorizar a resposta. Se o remetente pertencer a uma empresa sem responsável atribuído, a equipa poderá precisar de atribuir alguém antes de responder.
Assim que os e-mails são etiquetados, um representante de vendas pode clicar na etiqueta e abrir a extensão com os detalhes relevantes do HubSpot dentro da caixa de entrada.
O Slack ajudou a equipa a agir sobre oportunidades importantes
O Gmail ajudou um representante a responder com melhores informações. O Slack ajudou a equipa a coordenar-se quando uma oportunidade importante precisava de atenção.
Neste fluxo de trabalho, o Manus criou um bot do Slack para enviar notificações no Slack para oportunidades empresariais recebidas no HubSpot. Uma mensagem no Slack poderia informar a equipa de que uma empresa com elevado potencial tinha entrado em contacto, incluir o nome da empresa, mostrar o provável responsável e remeter as pessoas para o tópico do e-mail ou registo relacionado.
Por exemplo, se um potencial cliente empresarial enviasse um e-mail a partir de uma conta-alvo e nenhum responsável estivesse atribuído, o Slack poderia alertar a equipa. Isso torna a oportunidade visível para o grupo em vez de a deixar perdida na caixa de entrada de uma única pessoa.
O Slack tornou a mesma informação de leads visível para a equipa alargada. Um lead com bom encaixe podia ser visto, atribuído e acompanhado antes de se perder pelo caminho.
O que outras equipas podem aprender com este processo
O projeto funcionou porque o HubSpot, o Gmail e o Slack foram tratados como camadas separadas. Cada camada foi construída separadamente, testada por si só e, depois, combinada num fluxo de trabalho que se ajustava ao movimento de vendas já existente na equipa.
A primeira camada foi o modelo de dados do HubSpot. A equipa teve de decidir quais campos eram realmente úteis no momento do follow-up, como a identidade do contacto, correspondência da empresa, responsável, estado do negócio, origem do lead, plano e próximo passo. O Manus foi utilizado para identificar campos valiosos do HubSpot e criar uma base de dados sincronizada que o restante fluxo de trabalho pudesse usar.
A segunda camada dependia do acesso. Neste caso, a equipa utilizava o Google Workspace, pelo que a autorização do Gmail podia ocorrer através da autenticação Google. Isso era importante porque o fluxo de trabalho precisava de permissão para ler mensagens, comparar remetentes com a base de dados derivada do HubSpot e aplicar etiquetas com base em regras personalizadas. O Manus foi então utilizado para etiquetar automaticamente os e-mails de acordo com essas regras.
A terceira camada foi a experiência voltada para o Gmail. Depois das etiquetas funcionarem, o Manus foi utilizado para construir a extensão do navegador que mostrava ícones ao estilo do HubSpot e carregava os detalhes relevantes do lead ou cliente dentro do Gmail. A mesma construção exigia também componentes de suporte: plugins de host, um website de login e o fluxo de autorização do utilizador. Esse trabalho foi tratado como uma camada separada no Manus antes de ser combinado com o restante do sistema.
A dica prática de construção para outras equipas é começar por verificar os níveis de acesso, depois definir os campos mínimos úteis, testar a lógica das etiquetas e construir a interface visível. Se qualquer uma das camadas estiver em falta, a experiência torna-se pouco fiável para o representante ou demasiado difícil de adotar pela equipa.
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