Gmail 안에 구축된 HubSpot 기반 CRM이 한 영업팀의 후속 대응 방식을 바꿨습니다
한 영업 책임자가 Manus를 사용해 팀이 이미 사용하던 곳인 Gmail과 Slack에 HubSpot 정보를 가져다 놓는 맞춤형 워크플로를 구축했습니다. 목표는 간단했습니다. 잠재 고객이 팀에 이메일을 보냈을 때, 영업 담당자가 그 사람이 누구인지, 해당 회사가 이미 HubSpot에 있는지, 또는 그 대화가 진행 중인 거래와 관련이 있는지를 파악하기 위해 받은편지함을 떠날 필요가 없도록 하는 것이었습니다.
Manus를 통해 영업 책임자는 적절한 HubSpot 정보를 이메일에 가까이 가져오는 워크플로를 구축했습니다. 완성된 시스템은 HubSpot, Gmail, Slack을 하나의 워크플로로 통합했습니다. HubSpot 정보가 있을 때 Gmail 메시지에 라벨을 지정하고, Gmail 내에서 유용한 계정 정보를 표시하며, 엔터프라이즈 리드에 주의가 필요할 때 Slack으로 팀에 알릴 수 있습니다.
프로젝트는 흔한 영업 문제 하나에서 시작되었다
이 프로젝트는 실용적인 영업 질문에서 시작되었습니다: 이메일에 회신하기 전에 담당자가 무엇을 알아야 하는가?
예를 들어, acme.com의 Priya가 팀에 이메일을 보내면, 담당자는 그녀가 이미 HubSpot에 등록되어 있는지, Acme가 타겟 계정인지, 진행 중인 거래가 있는지, 그리고 관계를 담당하는 사람이 누구인지를 빠르게 파악해야 합니다. 이러한 신호는 회신을 빠르게 해야 할지, 라우팅해야 할지, 다르게 처리해야 할지를 결정합니다.
Manus는 그 질문을 사용 가능한 데이터 계층으로 변환하는 데 도움을 주었습니다. HubSpot은 이미 이 정보를 연락처, 회사, 거래, 소유권 기록 전반에 걸쳐 저장합니다. 과제는 회신 시점에 실제로 어떤 필드가 중요한지 파악하고, 이를 Gmail 내에서 접근 가능하게 만드는 것이었습니다.
그 결과 문제는 간단한 신호 집합으로 축소되었습니다: 누가 이메일을 보냈는지, 어느 회사에 속해 있는지, 그 회사가 알려져 있는지, 진행 중인 거래가 있는지, 그리고 계정을 누가 담당하는지. 이것이 Gmail 워크플로의 기반이 되었습니다.
Gmail 내 브라우저 확장 프로그램과 라벨
작은 제품 결정 하나가 워크플로를 담당자들이 더 쉽게 이해할 수 있게 만들었습니다. Gmail 라벨은 복잡한 점수 체계로 사용되지 않았습니다. 단순한 신호로 사용되었습니다.
이 가상의 목업에서 라벨은 신호입니다. 담당자가 클릭하면, 회신 전에 필요한 기본 리드 또는 고객 세부 정보와 함께 브라우저 확장 프로그램이 열립니다.
예를 들어, Acme의 Priya가 팀에 이메일을 보냈고 Acme가 이미 HubSpot에 존재한다면 이메일에 그에 맞는 라벨이 지정됩니다. 발신자가 이미 고객이라면 담당자는 더 많은 계정 이력을 바탕으로 응답할 수 있습니다. 발신자가 진행 중인 엔터프라이즈 거래와 연결되어 있다면 담당자는 회신을 우선시할 수 있습니다. 발신자가 담당자가 없는 회사에 속해 있다면 팀은 응답하기 전에 누군가를 배정해야 할 수 있습니다.
이메일에 라벨이 지정되면, 영업 담당자는 라벨을 클릭하여 받은편지함 내에서 관련 HubSpot 세부 정보가 있는 확장 프로그램을 열 수 있습니다.
Slack은 팀이 중요한 리드에 대응하는 데 도움이 되었다
Gmail은 한 담당자가 더 나은 정보를 바탕으로 회신하는 데 도움이 되었습니다. Slack은 중요한 리드에 주의가 필요할 때 팀이 협력하는 데 도움이 되었습니다.
이 워크플로에서 Manus는 HubSpot의 엔터프라이즈 인바운드 리드에 대한 Slack 알림을 전송하는 Slack 봇을 구축했습니다. Slack 메시지는 팀에 적합도가 높은 회사가 연락해 왔음을 알리고, 회사 이름을 포함하며, 가능성 있는 담당자를 표시하고, 사람들을 이메일 스레드나 관련 기록으로 다시 안내할 수 있습니다.
예를 들어, 타겟 계정의 엔터프라이즈 잠재 고객이 이메일을 보냈고 담당자가 배정되지 않은 경우, Slack이 팀에 알릴 수 있습니다. 이를 통해 리드가 한 사람의 받은편지함에 묻혀 있지 않고 그룹 전체에 보이게 됩니다.
Slack을 통해 동일한 리드 정보가 더 많은 팀원에게 공유되었습니다. 적합도가 높은 리드를 놓치기 전에 확인하고, 담당자를 배정하고, 후속 조치를 취할 수 있게 되었습니다.
다른 팀이 이 프로세스에서 배울 수 있는 것
이 프로젝트가 성공한 이유는 HubSpot, Gmail, Slack을 각각 별도의 레이어로 다루었기 때문입니다. 각 레이어는 개별적으로 구축되고 독립적으로 테스트된 후, 팀의 기존 영업 흐름에 맞는 워크플로로 결합되었습니다.
첫 번째 레이어는 HubSpot 데이터 모델이었습니다. 팀은 후속 조치 시점에 실제로 유용한 필드, 즉 연락처 식별 정보, 회사 매칭, 담당자, 거래 상태, 리드 소스, 플랜, 다음 단계 등을 결정해야 했습니다. Manus는 가치 있는 HubSpot 필드를 식별하고 나머지 워크플로에서 사용할 수 있는 동기화된 데이터베이스를 만드는 데 활용되었습니다
두 번째 레이어는 액세스에 달려 있었습니다. 이 경우 팀이 Google Workspace를 사용하고 있었기 때문에 Gmail 권한 부여는 Google 인증을 통해 이루어질 수 있었습니다. 이는 워크플로가 메시지를 읽고, 발신자를 HubSpot 기반 데이터베이스와 비교하고, 사용자 정의 규칙에 따라 라벨을 적용할 권한이 필요했기 때문에 중요했습니다. 그런 다음 Manus는 이러한 규칙에 따라 이메일에 자동으로 태그를 지정하는 데 사용되었습니다.
세 번째 레이어는 Gmail 사용자 경험이었습니다. 라벨이 작동한 후, Manus는 HubSpot 스타일의 아이콘을 표시하고 Gmail 내에서 관련 리드 또는 고객 정보를 로드하는 브라우저 확장 프로그램을 구축하는 데 사용되었습니다. 동일한 구축 작업에는 호스트 플러그인, 로그인 웹사이트, 사용자 권한 부여 흐름과 같은 지원 요소도 필요했습니다. 이 작업은 Manus에서 별도의 레이어로 처리된 후 시스템의 나머지 부분과 결합되었습니다.
다른 팀을 위한 실용적인 구축 팁은 먼저 액세스 수준을 확인한 다음, 최소한의 유용한 필드를 정의하고, 라벨 로직을 테스트하며, 가시적인 인터페이스를 구축하는 것입니다. 어느 한 레이어라도 누락되면, 영업 담당자에게 신뢰할 수 없는 경험이 되거나 팀이 도입하기에 너무 어려워집니다.
