Ein HubSpot-gestütztes CRM in Gmail hat verändert, wie ein Vertriebsteam nachfasst
Ein Vertriebsleiter nutzte Manus, um einen benutzerdefinierten Workflow zu erstellen, der HubSpot-Details an die Orte brachte, an denen das Team bereits arbeitete: Gmail und Slack. Das Ziel war einfach. Wenn ein Interessent dem Team eine E-Mail schickte, sollte der Vertriebsmitarbeiter den Posteingang nicht verlassen müssen, um herauszufinden, wer die Person war, ob das Unternehmen bereits in HubSpot war oder ob die Konversation für einen offenen Deal relevant war.
Mit Manus baute der Vertriebsleiter einen Workflow, der die richtigen HubSpot-Details näher an die E-Mail brachte. Das fertige System vereinte HubSpot, Gmail und Slack in einem Workflow. Es konnte Gmail-Nachrichten kennzeichnen, wenn HubSpot-Informationen vorhanden waren, nützliche Account-Informationen in Gmail anzeigen und das Team in Slack benachrichtigen, wenn ein Enterprise-Lead Aufmerksamkeit benötigte.
Das Projekt begann mit einem alltäglichen Vertriebsproblem
Das Projekt begann mit einer praktischen Vertriebsfrage: Was sollte ein Vertriebsmitarbeiter wissen, bevor er auf eine E-Mail antwortet?
Wenn beispielsweise Priya von acme.com dem Team eine E-Mail schickt, muss der Vertriebsmitarbeiter schnell verstehen, ob sie bereits in HubSpot existiert, ob Acme ein Zielkunde ist, ob es einen offenen Deal gibt und wer die Beziehung betreut. Diese Signale bestimmen, ob die Antwort schnell erfolgen, weitergeleitet oder anders behandelt werden sollte.
Manus half dabei, diese Frage in eine nutzbare Datenebene zu übersetzen. HubSpot speichert diese Informationen bereits in Kontakten, Unternehmen, Deals und Eigentümerdatensätzen. Die Herausforderung bestand darin, zu identifizieren, welche dieser Felder im Moment der Antwort tatsächlich wichtig sind, und sie in Gmail zugänglich zu machen.
Das reduzierte das Problem auf eine einfache Reihe von Signalen: wer die E-Mail gesendet hat, zu welchem Unternehmen die Person gehört, ob das Unternehmen bekannt ist, ob es einen aktiven Deal gibt und wer den Account betreut. Dies wurde zur Grundlage für den Gmail-Workflow.
Die Browser-Erweiterung und das Label innerhalb von Gmail
Eine kleine Produktentscheidung machte den Workflow für Vertriebsmitarbeiter leichter verständlich. Das Gmail-Label wurde nicht als kompliziertes Bewertungssystem verwendet. Es wurde als einfaches Signal genutzt.
In diesem fiktiven Mockup ist das Label das Signal. Wenn ein Vertriebsmitarbeiter darauf klickt, öffnet sich die Browser-Erweiterung mit den grundlegenden Lead- oder Kundendetails, die vor der Antwort benötigt werden.
Wenn beispielsweise Priya von Acme dem Team eine E-Mail schickte und Acme bereits in HubSpot existierte, würde die E-Mail entsprechend gekennzeichnet werden. Wenn der Absender bereits Kunde ist, kann der Vertriebsmitarbeiter mit mehr Account-Historie antworten. Wenn der Absender mit einem offenen Enterprise-Deal verbunden ist, kann der Vertriebsmitarbeiter die Antwort priorisieren. Wenn der Absender zu einem Unternehmen ohne Eigentümer gehört, muss das Team möglicherweise jemanden zuweisen, bevor es antwortet.
Sobald E-Mails gekennzeichnet sind, kann ein Vertriebsmitarbeiter auf das Label klicken und die Erweiterung mit den relevanten HubSpot-Details im Posteingang öffnen.
Slack half dem Team, bei wichtigen Leads zu handeln
Gmail half einem Vertriebsmitarbeiter, mit besseren Informationen zu antworten. Slack half dem Team, sich zu koordinieren, wenn ein wichtiger Lead Aufmerksamkeit benötigte.
In diesem Workflow erstellte Manus einen Slack-Bot, um Slack-Benachrichtigungen für eingehende Enterprise-Leads aus HubSpot zu senden. Eine Slack-Nachricht konnte dem Team mitteilen, dass ein gut passendes Unternehmen sich gemeldet hatte, den Firmennamen enthalten, den wahrscheinlichen Eigentümer anzeigen und die Personen zurück zum E-Mail-Thread oder verwandten Datensatz verweisen.
Wenn beispielsweise ein Enterprise-Interessent von einem Zielkunden eine E-Mail schickte und kein Eigentümer zugewiesen war, konnte Slack das Team alarmieren. Das macht den Lead für die Gruppe sichtbar, anstatt ihn im Posteingang einer Person vergraben zu lassen.
Slack machte dieselben Lead-Informationen für das gesamte Team sichtbar. Ein gut passender Lead konnte gesehen, zugewiesen und nachverfolgt werden, bevor er durch die Maschen rutschte.
Was andere Teams aus diesem Prozess lernen können
Das Projekt funktionierte, weil HubSpot, Gmail und Slack als separate Schichten behandelt wurden. Jede Schicht wurde separat aufgebaut, einzeln getestet und dann zu einem Workflow kombiniert, der zum bestehenden Vertriebsablauf des Teams passte.
Die erste Schicht war das HubSpot-Datenmodell. Das Team musste entscheiden, welche Felder zum Zeitpunkt des Follow-ups tatsächlich nützlich waren, wie z. B. Kontaktidentität, Unternehmenszuordnung, Owner, Deal-Status, Lead-Quelle, Plan und nächster Schritt. Manus wurde verwendet, um wertvolle HubSpot-Felder zu identifizieren und eine synchronisierte Datenbank zu erstellen, die der restliche Workflow nutzen konnte.
Die zweite Schicht hing vom Zugriff ab. In diesem Fall nutzte das Team Google Workspace, sodass die Gmail-Autorisierung über Google Auth erfolgen konnte. Das war wichtig, weil der Workflow die Berechtigung benötigte, Nachrichten zu lesen, Absender mit der aus HubSpot abgeleiteten Datenbank abzugleichen und Labels basierend auf benutzerdefinierten Regeln anzuwenden. Manus wurde dann verwendet, um E-Mails automatisch gemäß diesen Regeln zu kennzeichnen.
Die dritte Schicht war die Gmail-zugewandte Benutzererfahrung. Nachdem die Labels funktionierten, wurde Manus verwendet, um die Browser-Erweiterung zu erstellen, die HubSpot-ähnliche Symbole anzeigte und die relevanten Lead- oder Kundendetails innerhalb von Gmail lud. Derselbe Build erforderte auch unterstützende Komponenten: Host-Plugins, eine Login-Website und den Benutzer-Autorisierungsablauf. Diese Arbeit wurde als separate Schicht in Manus erledigt, bevor sie mit dem Rest des Systems kombiniert wurde.
Der praktische Bautipp für andere Teams ist, zunächst die Zugriffsebenen zu überprüfen, dann die minimal nützlichen Felder zu definieren, die Label-Logik zu testen und die sichtbare Benutzeroberfläche zu erstellen. Wenn auch nur eine Schicht fehlt, wird die Erfahrung entweder unzuverlässig für den Vertriebsmitarbeiter oder zu schwer für das Team zu übernehmen.
Connectors ausprobieren
Probieren Sie noch heute Connectors aus und verstärken Sie Ihre Builds mit Datenebenen, auf die Sie direkt mit Manus zugreifen können.
